Rechtsvorm
- Het samenwerkingsverband heeft geen aparte rechtsvorm, waardoor het jeugdbestuur handelt onder verantwoordelijkheid van de besturen en met een van te voren vastgesteld mandaat.
- Het samenwerkingsverband treedt naar buiten onder de naam JCO
Functies
Het jeugdbestuur bestaat uit de volgende functies:
- Voorzitter
- Secretaris
- Coördinator technische zaken
- Bestuurslid financiële en facilitaire zaken
- Bestuurslid vrijwilligers en communicatie
Benoeming
- Beide verenigingen dragen 2 bestuursleden voor. Deze bestuursleden worden door het bestuur van de ‘eigen’ vereniging benoemd.
- De besturen treden bij start van het samenwerkingsverband in overleg over de portefeuilleverdeling.
- De voorzitter wordt benoemd door de besturen.
- De leden worden benoemd voor een zittingstermijn van maximaal 3 jaar.
- Herbenoeming geschiedt iedere keer voor een periode van 3 jaar.
- Bij de 1e benoeming van het jeugdbestuur wordt er een rooster van aftreden opgesteld, zodat niet het gehele jeugdbestuur ineens wordt vervangen na respectievelijk 3 of 6 jaar.
- Indien er tussentijds een vacature ontstaat wordt door het bestuur van de betreffende vereniging een nieuw bestuurslid benoemd.
- De zittende bestuursleden krijgen een adviserende rol bij de benoeming van een nieuw bestuurslid.
Vergaderingen en besluitvorming
- Het jeugdbestuur maakt een jaarplanning waarin de vergaderfrequentie wordt bepaald.
- Het jeugdbestuur bepaalt de vergaderlocatie, waarbij zoveel mogelijk wisselend bij de verenigingen wordt vergaderd.
- Van de vergaderingen wordt een verslag op hoofdlijnen gemaakt dat ter kennisname wordt gestuurd naar beide besturen.
- Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen, waarbij wordt gestreefd naar unanimiteit.
- Uitgangspunt is dat wordt vergaderd met het voltallige jeugdbestuur.
- Het jeugdbestuur kan geldige besluiten nemen, indien tenminste 4/5 van het aantal zittende leden aanwezig is.
- Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of de secretaris inbrengen. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda op en verspreidt deze uiterlijk 5 dagen voor de vergadering. Indien er sprake is van spoed kan hiervan worden afgeweken.
- Van alle bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het jeugdbestuur
Verantwoordelijkheden
Het jeugdbestuur is verantwoordelijk voor:
- De realisering van de doelstellingen van het samenwerkingsverband zoals beschreven in het convenant.
- De uitvoering van het Jeugdbeleidsplan en het Voetbaltechnisch Beleidsplan.
- De werving, aanstelling, begeleiding en deskundigheidsbevordering van jeugdcoördinatoren, trainers, leiders, HOP, scouts en overige vrijwilligers.
- De samenwerking van de jeugdteams onderling en de soepele overgang naar de seniorenteams van beide verenigingen.
- Goed budgethouderschap.
- De informatieverstrekking aan leden, ouders en overigen.
- Een goede relatie en afstemming met beide verenigingen.
- Een evenredige verdeling van het gebruik van de clubhuizen, de velden en de kleedkamers op basis van het ledenaantal per 1 juli van het betreffende seizoen.
- Handelen volgens de gedragsregels door alle betaalde krachten, vrijwilligers en spelers .
- Het in bezit zijn van een geldige VOG door alle vrijwilligers en betaalde medewerkers.
Bevoegdheden
- Het jeugdbestuur krijgt het mandaat van beide besturen om te handelen op het gebied van:
- Jeugdbeleid en voetbaltechnisch beleid.
- Een door beide besturen vastgesteld budget.
- De aanstelling van jeugdcoördinatoren, trainers, leiders, HOP en overige vrijwilligers.
- De kaders waarbinnen het mandaat plaatsvindt worden vastgesteld door de besturen.
- Het jeugdbestuur stelt een organigram en profielen van de diverse functies vast.
- Dit organigram beperkt zich tot de functies onder het niveau van het jeugdbestuur.
- Het jeugdbestuur kan deze profielen en het organigram aanpassen, zolang het niet in strijd is met het convenant dan wel met de kaders van de besturen.
- Het jeugdbestuur kan commissies en/of werkgroepen structureel dan wel voor bepaalde tijd in het leven roepen.
Taken per functie
De voorzitter:
- Leidt de vergaderingen van het jeugdbestuur.
- Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten van de verenigingen, het convenant en dit reglement.
- Stuurt op constructieve besluitvorming en streeft hierbij naar unanimiteit.
- Voert het overleg met (een afvaardiging van) de besturen .
- Treedt op als vertegenwoordiger van het jeugdbestuur naar ‘buiten’.
- Ziet erop toe dat de bestuursleden hun taken naar behoren uitvoeren en spreekt hen hierop desgewenst aan.
- Treedt bij onenigheid in het bestuur in overleg met de voorzitters van de besturen.
De secretaris:
- Stelt de agenda op van de vergaderingen van het jeugdbestuur en draagt zorg voor de verslaglegging.
- Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het wedstrijdsecretariaat, de wedstrijdcoördinatie en de scheidsrechtercoördinatie.
- Informeert anderen over alle ingekomen stukken en voorstellen.
- Stelt het jaarverslag samen.
- Heeft contact met de ledenadministratie van beide verenigingen en krijgt een actuele ledenlijst van beide verenigingen.
- Is verantwoordelijk voor de communicatie namens het jeugdbestuur.
De coördinator technische zaken:
- Stelt het Jeugdbeleidsplan en het Voetbaltechnisch Beleidsplan op en ziet toe op de uitvoering hiervan.
- Voert gesprekken met HOP en Jeugd- en Keepercoördinatoren en ziet toe dat deze functionarissen in contact zijn met leiders, trainers en scouts.
- Zorgt voor het proces voor de samenstelling van de teams.
- Heeft aandacht voor deskundigheidsbevordering leiders en trainers.
Het bestuurslid financiële en facilitaire zaken
- Heeft afstemming met de penningmeesters van beide verenigingen over de begroting en de jaarrekening.
- Is verantwoordelijk voor het budgethouderschap van de door de beide besturen vastgestelde begroting.
- Is verantwoordelijk voor het financieel beheer.
- Informeert beide penningmeesters per kwartaal over de financiële voortgang.
- Draagt zorg voor het materiaalbeleid en belast met het beheer van al het materiaal binnen het samenwerkingsverband (kleding, wedstrijd- en trainingsballen, wedstrijd- en trainingsmateriaal).
Het bestuurslid vrijwilligers en communicatie:
- Stelt het PR/communicatiebeleid en activiteitenbeleid op en ziet toe op uitvoering hiervan
- Houdt de website actueel.
- Stelt het vrijwilligersbeleid op en ziet toe op de uitvoering hiervan
- Zorgt dat iedere vrijwilliger een actuele VOG heeft.
- Zorgt voor naleving van de gedragsregels.