Organisatiestructuur en functieprofielen

Het samenwerkingsverband heeft geen aparte rechtsvorm, waardoor het jeugdbestuur handelt onder verantwoordelijkheid van de besturen en met een van te voren vastgesteld mandaat.
Het samenwerkingsverband treedt naar buiten onder de naam JCO

Het jeugdbestuur bestaat uit de volgende functies:

Beide verenigingen dragen 2 bestuursleden voor. Deze bestuursleden worden door het bestuur van de ‘eigen’ vereniging benoemd.
De besturen treden bij start van het samenwerkingsverband in overleg over de portefeuilleverdeling.
De voorzitter wordt benoemd door de besturen.
De leden worden benoemd voor een zittingstermijn van maximaal 3 jaar.
Herbenoeming geschiedt iedere keer voor een periode van 3 jaar.
Bij de 1^e benoeming van het jeugdbestuur wordt er een rooster van aftreden opgesteld, zodat niet het gehele jeugdbestuur ineens wordt vervangen na respectievelijk 3 of 6 jaar.
Indien er tussentijds een vacature ontstaat wordt door het bestuur van de betreffende vereniging een nieuw bestuurslid benoemd.
De zittende bestuursleden krijgen een adviserende rol bij de benoeming van een nieuw bestuurslid.

Het jeugdbestuur maakt een jaarplanning waarin de vergaderfrequentie wordt bepaald.
Het jeugdbestuur bepaalt de vergaderlocatie, waarbij zoveel mogelijk wisselend bij de verenigingen wordt vergaderd.
Van de vergaderingen wordt een verslag op hoofdlijnen gemaakt dat ter kennisname wordt gestuurd naar beide besturen.
Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen, waarbij wordt gestreefd naar unanimiteit.
Uitgangspunt is dat wordt vergaderd met het voltallige jeugdbestuur.
Het jeugdbestuur kan geldige besluiten nemen, indien tenminste 4/5 van het aantal zittende leden aanwezig is.
Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of de secretaris inbrengen. De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda op en verspreidt deze uiterlijk 5 dagen voor de vergadering. Indien er sprake is van spoed kan hiervan worden afgeweken.
Van alle bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.

Het jeugdbestuur is verantwoordelijk voor:

De realisering van de doelstellingen van het samenwerkingsverband zoals beschreven in het convenant.
De uitvoering van het Jeugdbeleidsplan en het Voetbaltechnisch Beleidsplan.
De werving, aanstelling, begeleiding en deskundigheidsbevordering van jeugdcoördinatoren, trainers, leiders, HOP, scouts en overige vrijwilligers.
De samenwerking van de jeugdteams onderling en de soepele overgang naar de seniorenteams van beide verenigingen.
Goed budgethouderschap.
De informatieverstrekking aan leden, ouders en overigen.
Een goede relatie en afstemming met beide verenigingen.
Een evenredige verdeling van het gebruik van de clubhuizen, de velden en de kleedkamers op basis van het ledenaantal per 1 juli van het betreffende seizoen.
Handelen volgens de gedragsregels door alle betaalde krachten, vrijwilligers en spelers .
Het in bezit zijn van een geldige VOG door alle vrijwilligers en betaalde medewerkers.

Het jeugdbestuur krijgt het mandaat van beide besturen om te handelen op het gebied van:
1. Jeugdbeleid en voetbaltechnisch beleid.
2. Een door beide besturen vastgesteld budget.
3. De aanstelling van jeugdcoördinatoren, trainers, leiders, HOP en overige vrijwilligers.
De kaders waarbinnen het mandaat plaatsvindt worden vastgesteld door de besturen.
Het jeugdbestuur stelt een organigram en profielen van de diverse functies vast.
Dit organigram beperkt zich tot de functies onder het niveau van het jeugdbestuur.
Het jeugdbestuur kan deze profielen en het organigram aanpassen, zolang het niet in strijd is met het convenant dan wel met de kaders van de besturen.
Het jeugdbestuur kan commissies en/of werkgroepen structureel dan wel voor bepaalde tijd in het leven roepen.

De voorzitter:

Leidt de vergaderingen van het jeugdbestuur.
Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten van de verenigingen, het convenant en dit reglement.
Stuurt op constructieve besluitvorming en streeft hierbij naar unanimiteit.
Voert het overleg met (een afvaardiging van) de besturen .
Treedt op als vertegenwoordiger van het jeugdbestuur naar ‘buiten’.
Ziet erop toe dat de bestuursleden hun taken naar behoren uitvoeren en spreekt hen hierop desgewenst aan.
Treedt bij onenigheid in het bestuur in overleg met de voorzitters van de besturen.

De secretaris:

Stelt de agenda op van de vergaderingen van het jeugdbestuur en draagt zorg voor de verslaglegging.
Is verantwoordelijk voor de uitvoering van het wedstrijdsecretariaat, de wedstrijdcoördinatie en de scheidsrechtercoördinatie.
Informeert anderen over alle ingekomen stukken en voorstellen.
Stelt het jaarverslag samen.
Heeft contact met de ledenadministratie van beide verenigingen en krijgt een actuele ledenlijst van beide verenigingen.
Is verantwoordelijk voor de communicatie namens het jeugdbestuur.

De coördinator technische zaken:

Stelt het Jeugdbeleidsplan en het Voetbaltechnisch Beleidsplan op en ziet toe op de uitvoering hiervan.
Voert gesprekken met HOP en Jeugd- en Keepercoördinatoren en ziet toe dat deze functionarissen in contact zijn met leiders, trainers en scouts.
Zorgt voor het proces voor de samenstelling van de teams.
Heeft aandacht voor deskundigheidsbevordering leiders en trainers.

Het bestuurslid financiële en facilitaire zaken

Heeft afstemming met de penningmeesters van beide verenigingen over de begroting en de jaarrekening.
Is verantwoordelijk voor het budgethouderschap van de door de beide besturen vastgestelde begroting.
Is verantwoordelijk voor het financieel beheer.
Informeert beide penningmeesters per kwartaal over de financiële voortgang.
Draagt zorg voor het materiaalbeleid en belast met het beheer van al het materiaal binnen het samenwerkingsverband (kleding, wedstrijd- en trainingsballen, wedstrijd- en trainingsmateriaal).

Het bestuurslid vrijwilligers en communicatie:

Stelt het PR/communicatiebeleid en activiteitenbeleid op en ziet toe op uitvoering hiervan
Houdt de website actueel.
Stelt het vrijwilligersbeleid op en ziet toe op de uitvoering hiervan
Zorgt dat iedere vrijwilliger een actuele VOG heeft.
Zorgt voor naleving van de gedragsregels.